Importar Artículos, Tarifas, Costes y Tarifarios de Proveedor a partir de ficheros estándar.

Una de las utilidades de la aplicación de gestión ZGEST es la posibilidad de incorporar de forma automática al sistema artículos, precios de coste y precios de venta a partir de ficheros los cuales se encuentran en formato excel (xls), txt,  csv, etc.
Esta función permite diversas opciones, desde la incorporación a nuestra gestión de un tarifario de artículos remitido por nuestro proveedor, a la actualización de precios de coste existentes o la generación de una tarifa de ventas, trabajando a partir de una hoja de cálculo en vez de directamente sobre la aplicación.


El fichero usado para la importación debe ser un fichero de texto plano, con los campos separados por tabuladores, si usa Excel sería el definido como 'Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt)", la estructura de los campo a usar es:


Campo Descripción Obligatorio Tipo Tamaño Comentarios Ejemplo
TIPO Tipo de línea S T 1 En caso de anotar un '*' la línea no se tendrá en cuenta, en cualquier otro caso sí. Es útil su uso para la identificación de comentarios o cabeceras.
M/A Modelo o Artículo N T 1 Si indica una 'M' se considerará que esta importando los datos de un Modelo, en cualquier otro caso Artículo
CLASE Clase de Artículos N T 1 Dependerá de la definición de estructura de los artículos, habitualmente '2'. 2
C. ART Código Propio de Artículo N T 20 Código interno único de la empresa para la identificación de cada uno de los artículos. Deberá formarse con los datos adicionales de los código de Grupo, Familia, Subfamilia, etc si los hubieran.
En caso de no indicarse y no es localizado un artículo a través del código de Proveedor declarado, se podrá informar directamente en pantalla a través de un asistente de codificación.
G1F1S1MARCCPRO001
C. PRO Código del Proveedor P T 6 Es el código identificativo  del proveedor con el que se encuentra registrado en ZGEST, este debe tener 6 cifras rellenando con '0' a la izquierda, por ej '000001'. Sólo deberá cumplimentarse si desea registrar la Tarifa del Proveedor en el apartado correspondiente 000001
C..A. PRO Código de artículo del proveedor P T 20 Este código será con el que el proveedor identifica el producto, sólo será obligatorio anotarlo si deseamos crear una Tarifa del Proveedor específica. CPRO001
P..HABITUAL Proveedor habitual P T 1 'S' o '' según sea proveedor habitual o No. CPRO001
REF. Código del fabricante N T 20 Código identificativo del producto por el fabricante o marca. Este código puede coincidir con el del proveedor o no. RF001
C.BARRAS Código de Barras N T 20 identificador del código de barras 840001000213
TIPO. C. BARRAS Tipo del código de Barras N T 1 Obligatorio si se indica el 'Cod. de Barras', identifica la normativa del código aplicado,  siendo sus posibles valores: 1 (COD-39); 2 (EAN-8); 3 (EAN-13); 4 (OTROS). 3
DESC Descripción del artículo N T 50 Descripción del Artículo ARTICULO DE PRUEBAS
DESC.AMPL. Descripción ampliada del artículo N T ilimitado Ampliación de la descripción del artículo
DES. PRO. Descripción del Producto usada por el Proveedor N T 50 Descripción del artículo usada por el proveedor
IVA Porcentaje de IVA N T 2 Valor del % de iva a aplicar. El sistema recojerá a través de este el tipo adecuado, sea el normal, reducido o superreducido 21
B/S Bien o Servicio S T 1 Si el artículo es un Servicio indicaremos 'S', si es un Bien 'N' N
TU.LC Tipo de unidad del Lote de compra N T 2 Debe corresponderse con la tabla de Tipos de Unidad definida en ZGEST. CA
UNIDS.LC Unidades del Lote de compra N N 10 Unidades múltiplo de la Compra 2
TU.STK Tipo de unidad del artículo para gestionar su stock N T 2 Debe corresponderse con la tabla de Tipos de Unidad definida en ZGEST. CA
TU.PC Tipo de unidad del artículo en la compra P T 2 Debe corresponderse con la tabla de Tipos de Unidad definida en ZGEST. CA
MON. PC Código de la moneda de Compra P T 3 Código de la moneda para la aplicación de los precios de coste, la moneda de compra puede divergir de la de venta. USD
PC Precio de Compra P N 10 Importe del Precio de Compra, antes de aplicar descuentos. 100,23
DTO.1 Descuento 1 P N 5 1er Descuento a aplicar sobre el Precio de Compra 10,00
DTO.2 Descuento 2 P N 5 1er Descuento a aplicar sobre el Precio de Compra 5,00
DTO.3 Descuento 3 P N 5 3er Descuento a aplicar sobre el Precio de Compra 5,00
DTO.4 Descuento 4 P N 5 4o Descuento a aplicar sobre el Precio de Compra 5,00
DTO.5 Descuento 5 P N 5 5o Descuento a aplicar sobre el Precio de Compra 5,00
REC.1% Recargo P N 5 Recarco porcentual a aplicar sobre el Precio de Compra tras la aplicaciones de los Descuentos 5,00
PTTES Recargo por importe P N 10 Recarco por Importe a aplicar sobre el Precio de Compra tras la aplicaciones de los Descuentos 5,00
P. NETO Precio Neto * N 10 Importe del Precio Neto (precio de Coste tras aplicar descuentos al Precio de Compra). Esta columna no opera en ningún caso no se importará solo sirve de guía ya que el PN se calcula siempre según PC y Dtos indicados. 85,70
BNF.FF Beneficio mínimo * N 5 Indicativo del % de beneficio mínimo a obtener del producto
TARIFA Código de la Tarifa de Ventas V T 2 Código de la Tarifa de Ventas sobre la que se aplicarán los precios T1
TU.VTA Tipo de Unidad del artículos para su venta V N 2 Debe corresponderse con la tabla de Tipos de Unidad definida en ZGEST. Puede coincidir o no con el TU.PC UD
MON. VTA Código de la moneda de Venta V T 3 Código de la moneda para los precios de venta EUR
BNF Beneficio N N 10 Porcentaje del beneficio a aplicar  20,00
PVP Precio de Venta N N 10 Importe a aplicar en la tarifa de venta, si indica Beneficio no será necesario ya que este se calculará. 102,84
PVPII  Precio de Venta incluidos impuestos N N 10 En caso de indicar un valor se tomará este como el precio de referencia recalculándose la base imponible a partir de este y dependiendo del IVA aplicado, recomendable su uso para anotaciones de precio del tipo "9.99" 104,99
TU.LOTE Tipo de unidad del Lote de Venta N T 2 Debe corresponderse con la tabla de Tipos de Unidad definida en ZGEST. CA
U.LOTE Unidades del Lote de Venta N N 10 2
TU1-1 Tipo de Unidad del primer factor de conversión N T 2 Tipo de unidad del primer factor de conversión usado para el cálculo de conversiones (por ej. 1 CA (1 caja) 10 UD (10 unidades) . El valor del primer tipo de unidad se  considerará siempre '1' PA
TU1-2 Tipo de Unidad equivalencia del primer factor de conversión N T 2 Segundo tipo de unidad, o equivalente CA
FAC1 Valor de conversión del primer factor N N 10 Cifra del valor de conversión 64
TU2-1 Tipo de Unidad del segundo factor de conversión N T 2 Tipo de unidad del segundo factor de conversión usado para el cálculo de conversiones (por ej. 1 CA (1 caja) 10 UD (10 unidades) . El valor del primer tipo de unidad se  considerará siempre '1' CA
TU2-2 Tipo de Unidad equivalencia del segundo factor de conversión N T 2 Segundo tipo de unidad, o equivalente M2
FAC2 Valor de conversión del segundo factor N N 10 Cifra del valor de conversión 0.90
TU3-1 Tipo de Unidad del tercer factor de conversión N T 2 Tipo de unidad del tercer factor de conversión usado para el cálculo de conversiones (por ej. 1 CA (1 caja) 10 UD (10 unidades) . El valor del primer tipo de unidad se  considerará siempre '1' CA
TU3-2 Tipo de Unidad equivalencia del tercer factor de conversión N T 2 Segundo tipo de unidad, o equivalente PZ
FAC3 Valor de conversión del tercer factor N N 10 Cifra del valor de conversión 9
TU4-1 Tipo de Unidad del cuarto factor de conversión N T 2 Tipo de unidad del cuarto factor de conversión usado para el cálculo de conversiones (por ej. 1 CA (1 caja) 10 UD (10 unidades) . El valor del primer tipo de unidad se  considerará siempre '1' CA
TU4-2 Tipo de Unidad equivalencia del cuarto factor de conversión N T 2 Segundo tipo de unidad, o equivalente KG
FAC4 Valor de conversión del cuarto factor N N 10 Cifra del valor de conversión 19.36
TIPO1 Código del Tipo 1 del artículo N T 5 TIP1
TIPO2 Código del Tipo 2 del artículo N T 5 TIP2
* Fin registro S T 1 Deberá indicarse un '*' siempre *

En la columna Obligatorio se indica:

P - Necesario si se desea incorporar los datos de Tarifa específica por Proveedor o actualizar los existentes.
N - No Obligatorio
S - Obligatorio
V - Necesario si se desea incorpora la Tarifa de Venta creando nuevos prodcutos.

La Columna de Tipo señala si debe ser un valor Numérico (N) ó Texto (T).
En el caso de ser numérico no deberá tener separador de miles, y el separador decimal será el '.'
Atención.: Si su hoja de calculo está configurado en 'Español' es posible que el separador decimal sea la ','  y por lo tanto deberá cambiar esto, si por ej. usa Excel acceda a 'Opciones/Avanzadas' y modifique los separadores indicando que no desea usar los del sistema sino '.' como decimal y ',' como millares.


Otro tema a considerar en Excel es el uso de las comillas dobles ["], le recomendamos el cambio de estas por dos comillas sencillas [''], esto es porque la comilla doble a final del dato tiene un tratamiento especial al convertirse en fichero de texto plano, lo que añade automáticamente el valor del campo entre otras dos comillas dobles,  por lo que por ej.

Si usa comilla doble en esta descripción:

COLLARIN TOMA SIMPLE  32-1/2"

Al generar el fichero de texto separado por tabulaciones en Excel queda de la siguiente forma:

"COLLARIN TOMA SIMPLE  32-1/2""

Lo que implica que la importación incluya estas comillas en el descriptivo.

Otro tema a considerar es que en el diseño no añada caracteres especiales como el  'retorno de carro en un campo de excel' lo que seria por ej "& caracter(10)" ya que a partir de dicho dato no se incorporará ningún dato en el registro concreto.

Tamaño, muestra la longitud máxima del dato en caracteres.

El proceso de importación de los datos actúa de la siguiente forma, desde el apartado de ZGEST [../ARTICULOS/VARIOS/IMPORTADORES/Importador Aticulos-Tarifas-Coste-Fac.Conv] se accederá al programa que le permitirá incorporar los datos existentes en el fichero, de igual forma podrá indicar si desea 'Actualizar'  los datos existentes o que sólo se incorporen los datos nuevos.



El proceso opera de la siguiente forma:
Si se está actualizando y el campo no ha sido documentado (blanco o '0' para numéricos) la información existente no es modificada salvo indicación expresa.
En los procesos de alta, se tomarán los valores de los 'datos por defecto', 'modelo' y luego se ampliaran con los de este fichero.
Si el campo "Cod.Proveedor" y "Cod.A.Proveedor" no están documentados no se incorporará la 'Tarifa Artículos Proveedor", en caso de sí estar indicados, la fecha de referencia de aplicación de la tarifa del proveedor (Fecha Inicio de Tarifa del Proveedor) será la indicada en la importación.
Si se ha documentado el Código de Artículos  Proveedor pero no el Código de Artículo interno, se intentará localizar este y si no fuera posible se dará la posibilidad de crearlo dinámicamente en ese mismo momento.

Si el campo 'P.COMPRA' contiene valor se actualizan los precios de compra, neto y pmp del artículo del almacén por defecto del sistema.
Si el campo "TARIFA" no se encuentra, no se actualizará o creará tarifa.
Si el campo "PVPII" se encuentra documentado prevalecerá sobre el PVP recalculándose para ajustarse a este tras deducir el IVA correspondiente.
Si el campo TU1, TU2, VALOR no se encuentran no se añadirá factor de conversión, si el valor es '0' o blanco tampoco se añadirá, al igual que si TU1 y TU2 coinciden en el dato.


Sugerencia: Si va a usar una Hoja de cálculo para la edición y tratamiento de la información previamente,  le recomendamos que use una 'página' para la estructura determinada, y otras con celdas vinculadas para recoger y operar la información suministrada por proveedores u otras empresas.

Ejemplo de  Importación.


Ejemplo 1. Recibimos una Tarifa actualizada de nuestro Proveedor y solo deseamos actualizar los registros que 'ya tenemos de alta' en nuestra BBDD, considerando que no tenemos varios precios activos según fechas de aplicación de compra.

Marcaremos solo 'Actualizar según los Datos de Proveedor ..' y las 'Opciones para los Datos de Compra'  y demás según nos interese.



Ejemplos de Estructura de Datos

Ejemplo 1. Estructura de Datos en una hoja de calculo con constante y tarifa proveedor (Fichero-articulos-matriz-S-1706.xlsx).

Ejemplo 2. Incorporación de datos a partir de una 'MATRIZ' de dos ejes (medidas largo-ancho) con precios de coste y campos con valores 'CONSTANTES' por artículo de una serie.

*** Atención  **** . Este ejemplo es válido como una construcción de datos a partir de una  Matriz pero NO es válida la estructura final de importación, ya que es un ejemplo de 2013 y faltan algunos campos añadidos con posterioridad.
  1. Definimos un libro de Excel por Modelo (serie de los artículos) y todas sus medidas (puede servir una copia de la hoja del ejemplo: Fichero-articulos-matriz-d.xlsx).
  2. En la hoja denominada 'CONSTANTES' anotaremos los valores que se mantendrán invariables en el artículos de la serie, a saber:
    • Clase del Artículo.
    • Primeros 8 dígitos del código del Artículo (prefijo cod.articulo).
    • Código del Tipo 1 del artículo.
    • Código del Tipo 2 del artículo.
    • Código del Tipo de Unidad para compras y ventas.
    • Código del Proveedor. 
    • Descuento 1 del Proveedor. 
    • Descuento 2 del Proveedor.
    • Código de la Tarifa de Ventas.
    • Código de la Moneda para precios de Venta. 
    • Variable multiplicadora del Precio de Coste para obtener el Precio de Venta.
    • Descripción del Modelo.
    • Tipo de IVA
    • Código de la Moneda para precios de Compra.
  3. En la Hoja denominada 'MATRIZ' recogeremos los datos con los Precios de Compra de las distintas medidas (puede usar un corta-pega con los datos suministrador por su proveedor)
  4. Definiremos una hoja denominada DATOS donde residirán los valores finales a importar con las fórmulas necesarias para la cumplimentación de los campos requeridos.
  5. Definiremos una hoja denominada DTOS donde recogeremos el precio neto tras aplicar en primer descuento y el precio Neto al encadenar al resultado el segundo.
  6. Para conseguir que los datos de la matriz se conviertan en filas siga los pasos de este artículo 'Convertir datos de una matriz en columnas en excel', esto le generará dos hojas nuevas (por ej. 'Hoja3' y 'Hoja4')
  7. Copie los datos de las columnas 'A,B,C' de la Hoja4 (según este ejemplo) a la Hoja 'FILAS'.
  8. Repase la Hoja 'DATOS' copiando las fórmulas de las columnas en nuevas filas si fuera necesario, así como elimine filas innecesarias.
  9. Exporte la Hoja DATOS en formato 'Texto Delimitado por Tabulaciones' a un fichero.
  10. Incorpore los datos desde la opción [..\ARTICULOS\VARIOS\IMPORTADORES\Importador Articulos-Tarifas-Coste-Factores] indicando el fichero creado.