Gestores (GG), OLAP, Maestro-Detalle (MD): Uso del Botón 'Abrir'

Debido al gran número de informes que acaban siendo definidos tanto en Gestores (GG), Olaps como Maestros-Detalle (MD) es interesante que haga un uso adecuado de su definición para localizar fácilmente aquel que desee.

Lo primero a señalar es que cuando Ud. accede este 'carga' el último usado, pero si desea acceder a otro pulsará en el botón 'Abrir':

Estadística OLAP de las Ventas del Grupo de Empresas

Esta opción le permitirán obtener un informe OLAP parametrizable con los resultados de las ventas de un grupo de empresas. Esta opción la podrá localizar en el apartado de INTER-EMPRESAS de ZGEST.

Para su obtención nos  valdremos de:
1.  La definición del Grupo de Empresas.

¿Por qué pierdo los totales al acceder a otro informe desde un Gestor?

Si desde un gestor se accede a otro punto del programa, bien sea otro gestor, informe o mantenimiento, cuando abandona este punto Ud. volverá al gestor desde lo lanzó.
 
Dependiendo de lo que haya indicado en el 'configurador'  en el apartado 'Refresco' el informe será recargado, no recargado o consultado por lo que desea hacer.
 

Si indica que lo quiere 'recargar' se volverá a procesar de acuerdo a como se encuentra 'guardado' por lo tanto si fue almacenado sin totales (u otra configuración) los perderá.

Por lo que si no quiere perder configuraciones temporales, ni esperar a que el informe sea nuevamente 'cargado'  ya  que el este no va a verse variado en sus datos por modificaciones realizadas en la  gestión de 'llamada'  le recomendamos la opción 'Nunca',

De todas formas si cree que si se van a producir modificaciones, y desea usar la opción 'Siempre' o 'Preguntar' la cual le consultará que desea hacer cada vez que cierre el procedimiento de llamada  simplemente 'acuérdese de guardar su configuración' antes de realizar la llamada a otra gestión.

Cálculo de Rentabilidad

Esta opción le permitirá realizar el cálculo del rendimiento obtenido en sus operaciones comerciales, entre ellos el precio medio de venta, el margen bruto, el margen neto, el margen comercial y el descuento aplicado contra una tarifa de referencia.
De los datos generados podrá observar su resultado a través del informe del informe de 'Análisis de Rentabilidad', u otros como 'simulación de comisiones'.

 

Error: 'La instrucción SQL no ha sido formada correctamente'

Si tras lanzar en un informe una instrucción SQL se nos muestra el mensaje ‘Instrucción Sql no formada correctamente’  o similar puede ser debido a  dos causas:

1. Que la instrucción SQL no sea coherente.
2. Que los datos seleccionados no sean coherentes o estructuralmente correctos.

El punto 1 es fácil de controlar, ya que podemos revisar la instrucción SQL indicada y saber si alguna conjunción, paréntesis o campo no están indicados adecuadamente. >El punto 2 es más difícil, ya que al ser un problema de datos, sólo averiguaremos su consistencia a través del ‘Analizador de Instrucciones SQL’ o revisando que los datos seleccionados tengan la información adecuada. Una primera opción es reducir los datos seleccionados y luego el espectro de estos. Y no lo olvide, en caso de no detectar la posible causa, no deje de contactar con nuestro Departamento de Asistencia.

OLAP y Data Mining

Los OLAP junto a los GESTORES son los informes realizados para el  Data Mining o minería de datos.
El uso de los Gestores ya ha sido indicado en otro artículo (ver artículo), lo que ahora le mostraremos es el uso de los OLAP, como  por ejemplo  [ZGEST/VENTAS/ALBARANES/INFORMES/OLAP LINEAS ALBV].
Los OLAP, es una solución utilizada en el campo de la llamada Inteligencia empresarial (o Business Intelligence) cuyo objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de datos. Para ello utiliza estructuras multidimensionales (o Cubos OLAP) que contienen datos resumidos de grandes Bases de datos o Sistemas Transaccionales (OLTP). Se usa en informes de negocios de ventas, marketing, informes de dirección, minería de datos y áreas similares.
Sobre el uso de las opciones de menú y botones operativos le recomendamos consulte el artículo de Gestores ya que siguen la misma pauta, en este artículo sólo le mostraremos aquellas opciones que difieren

SQL ¿Qué es? Cómo se define?

El lenguaje de consulta estructurado o SQL (por sus siglas en inglés structured query language) es un lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar diversos tipos de operaciones en estas. Entre sus características se encuentra recuperar -de una forma sencilla- información de interés de una base de datos.
En ZGEST cuando vea el símbolo o la denominación de SQL, se activará un asistente el cual le permitirá de una forma intuitiva crear una instrucción con la que realizar la consulta deseada.

Dependiendo del apartado del programa encontrará 2 versiones del mismo, aunque ambos mantienen la misma esencia.

Asistente SQL v.1

Asistente SQL v.2

La versión 2 del asistente de SQL es una mejora sobre la versión 1 que le permitirá el uso de múltiples paréntesis, mayor número de campos, así como añadir comentarios (observaciones) a las líneas a anotadas.


Principalmente el asistente se compone de un 'grid'  y su edición, líneas compuestas por una conjunción, apertura de paréntesis (sin paréntesis, paréntesis simple,doble o triple), campo, operación, valor, cierre de

Informe Estado Ingresos y Gastos Reconocidos

En el caso de que la empresa haya usado cuentas del grupo 8 o 9, deberá tras un 'calculo de sumas y saldos' con la opción de 'excluir Sesión de Cierre(9998) salvo variación de Existencias y Traspaso de Cuentas' obtener el informe de Ingresos y Gastos Reconocidos bien en su forma abreviada (203) o normal (103).
Para ello nos dirigiremos al apartado del programa ‘[ZCONTA / INFORMES CONFIGURABLES / INFORMES / CALCULO] y procederemos a ejecutar con unos valores similares a los indicados en el ejemplo:

Tras esto como sucedía en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se nos muestra el resultado del cálculo siendo editable, y recuperable posteriormente desde el apartado ‘MANTENIMIENTO’, así como podemos proceder a su impresión desde el apartado ‘IMPRESIÓN’. Una vez obtenido el informe realizaremos el asiento de ajuste de las cuentas grupo 8 y 9.

Balance (cálculo e impresión)

Desde [ZCONTA/CIERRE/BALANCE/CALCULO] lanzaremos el informe 102 o 202 Abreviado para la obtención del BALANCE de la empresa. Indicaremos la existencias finales, el periodo, así como el resultado obtenido en la Cuenta de Perdidas y Ganancias lanzada en el punto anterior y anotada en el apartado ‘Saldo de la cuenta 129’ indicando si este valor son Pérdidas o Beneficios, no marcaremos ‘incluir amortizaciones’ ya que en este caso el asiento ya se encuentra realizado.

Tras esto como sucedía en la Cuenta de Perdidas y Ganancias se nos muestra el resultado del cálculo siendo editable, y recuperable posteriormente desde el apartado ‘MANTENIMIENTO’, así como podemos proceder a su impresión desde el apartado ‘IMPRESIÓN’.
En caso de tener realizado el asiento de cierre, si desea obtener un Balance sin eliminar este, deberá realizar un ‘Recuperar Saldos y Descuadres’ con la opción 'Excluir Sesión de Cierre (9998) marcada.

Cuenta de Resultados (Pérdidas y Ganancias)

Desde [ZCONTA/CIERRE/CUENTA PERDIDAS Y GANANCIAS/CALCULO] lanzaremos el informe correspondiente (101 o 201. Abreviado) para de esta forma obtener la cuenta de resultados y realizar el Asiento del Impuesto de Sociedad antes de cerrar el ejercicio.

Indicaremos las existencias iniciales e iniciales, así como el periodo completo del ejercicio, no marcaremos ‘Incluir Amortizaciones’ si ya hemos realizado los asientos correspondientes.
Tras esto obtendremos un cálculo editable, al cual podemos acceder también por menú desde el apartado [ZCONTA/CIERRE/CUENTA P. Y G./MANTENIMIENTO] pudiéndose usar para modificar manualmente los resultados obtenidos.

Posteriormente podemos dirigirnos a [ZCONTA / CIERRE / CUENTA P. Y G. / IMPRESIÓN] y reclamar dicho informe para tener una impresión del mismo o buscar el valor del resultado del ejercicio y anotárnoslo.
En caso de decidir imprimirlo al usar el apartado del programa correspondiente nos aparecerá la pantalla para seleccionar los periodos a imprimir y el formato, tenga en cuenta que si dos periodos (no tienen que ser específicamente ejercicios) su estructura informativa no es igual, será advertido y no se le mostrará el informe.

 En caso de tener realizado el asiento de cierre, si desea obtener una Cuenta de Pérdidas y Ganancias sin eliminar este, deberá realizar un ‘Recuperar Saldos y Descuadres’ con la opción 'Excluir Sesión de Cierre (9998)'.

Editar Estrucura de Informes Contables

Los informes anuales, son mantenidos por FSGI de acuerdo a las diferentes modificaciones legislativas, de ahí que Ud. pueda descargar estructuras actualizadas desde el espacio de nuestra extranet destinado a tal efecto, pero si lo desea puede modificar o ampliar las existentes para adaptarse a sus necesidades así como realizar nuevas estructuras, para ello usará el apartado [ZCONTA / INFORMES CONFIGURABLES / CONFIGURADOR].

Recomendamos el uso de la Ayuda para comprobar su funcionamiento o contactar con nuestro Departamento de Asistencia, pero es similar a una Hoja de Cálculo permite:

1. Indicar en unas líneas los sumatorio de los saldos de cuentas contables,
2. Si en estas cuentas se debe restar el saldo deudor del acreedor (D) o acreedor de deudor (H).
3. Si serán consideradas en las operaciones cuando tengan saldo negativo
4. Si tienen un trato especial como V. Variación de Existencias, I. Inmovilizado, actuando no con su saldo sino con las fichas pertinentes.
5. Las líneas no definidas como cuentas o texto se les puede indicar una fórmula, la cual será la suma o resta de otras líneas, señalar que si una línea de fórmula incluye a otra línea de fórmula debe considerar que primero se ejecuta la formula 1 y por último la 999, por lo que la 2 puede incluir la 1, pero nunca la 1 incluir la 2. 

También deberá indicar si este informe se obtiene por el apartado de Cuenta de Perdidas y Ganancias, Balance o Informes, ya que dependiendo de esto pueden entrar en consideración los valores de existencias, variación de existencias y fichas de inmovilizado según corresponda.
Importante: Le recomendamos no realizar el asiento de variación de existencias manualmente, así como los de inmovilizado de forma mensual, ya que estos Informes tiene la capacidad de sin estar realizados dichos asientos simularlos, por lo que le resultará más cómodo para la realización de los estudios de resultado pertinentes.

Duplicar Estructura Informes Anuales

Los informes anuales, atienden a una configuración estructural la cual Ud. puede modificar o ampliar si lo desea, así como generar nuevos informes de acuerdo a sus necesidades.
Para facilitarle su labor en la empresa 999 (empresa matriz) existen estructuras de ejemplo de los informes anuales como la Cuenta Perdidas y Ganancias, el Balance y el Estado de Ingresos y Gastos Reconocidos, tanto en su forma Normal como Abreviada, de acuerdo a su publicación en el BOE. Debido a que habitualmente se incorporan variaciones le recomendamos acceda a la extranet de www.fsgi.es, con el usuario 'ZGEST', donde encontrará las estructuras de acuerdo a las últimas ampliaciones realizadas, de esta forma Ud. podrá descargarlas e instalarlas en su programa cuando lo desee.

Por lo tanto si no tiene definidas las estructuras en su empresa (sobre todo tras el cambio de PGC 2008) o si ha incorporado variaciones en la empresa 999 y quiere trasladarlas a a su empresa le recomendamos proceda a su duplicación desde el apartado [ZCONTA / UTILIDADES Y HERRAMIENTAS / DUPLICAR / INFORMES].
En este proceso podrá indicar de la empresa que quiere copiar (la empresa 999 de datos estándar), a la empresa donde quiere que vayan (su empresa), así como el código de informe de la empresa origen que quiere duplicar y el código que tenga este en la empresa destino de la copia.
Le recomendamos que mantenga los originales los cuales son:
101. CUENTA PERDIDAS Y GANANCIAS
102. BALANCE 103. ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS RECONOCIDOS
201. CUENTA PERDIDAS Y GANANCIAS ABREVIADA
202. BALANCE ABREVIADO
203. ESTADO ABREVIADO DE INGRESOS Y GASTOS RECONOCIDOS

Por lo tanto si por ejemplo desea duplicar el informe 201, de la empresa matriz a su empresa manteniendo el mismo código de informe debería primero acceder a la empresa 999 y luego indicar:

Informe de Descuadres

Es importante que se asegure de que no posee ningún descuadre en su diario, por lo que le aconsejamos obtenga el informe de descuadres existente en el apartado [ ZCONTA / INFORMES / DESCUADRES ].

 Le recomendamos indique todo el periodo objeto del cierre, para lo cual deberá indicar del mes al mes, y el ejercicio lo tomará del registrado en el momento de realizar la entrada al programa. Si el sistema le indica que ‘No ha seleccionada nada para imprimir’ significa que no ha localizado nada, por lo tanto no ha encontrado ningún descuadre, en caso de no ser así se le informará del asiento descuadrado.

Cartera, Composición de Saldo y Estado de Deuda (Cálculo)

Este programa sirve para calcular la composición del saldo y estado de la deuda a una fecha, agrupado por código de cuenta contable y comisionista.

También calcula (si marcamos las opciones correspondientes):

• la facturación de los últimos doce meses respecto a la fecha de control por comisionista y cliente y su ratio Deuda Vencida = (D.Vencida/Facturacion)*100, 
• la facturación total de los últimos doce meses respecto a la fecha de control y su ratio Deuda Vencida = (D.Vencida/Fact_Total)*100.

Se anotará los Estados indicativos de deuda 'Pendiente' así como:

• Fecha de Control (útil para saber cuando ha sido calculado el informe) 
• Fecha de Control excedidos, (excedido = deuda pendiente que debería haber sido ya pagada). 

 Los pasos que realiza son:

• Borrar los datos calculados en la Fecha de Control seleccionada para dejar la tabla temporal limpia
• Se calcula la Deuda Vencida Pendiente, es decir la deuda vencida para los estados seleccionados (deuda pendiente) y distinto del estado 'Pagado'
• Se calcula la Deuda No Vencida Pendiente, es decir la deuda no vencida para los estados seleccionados (deuda pendiente) y distinto del estado 'Pagado'
• Se calcula la Deuda Vencida Pendiente con estado Pagado, deuda pendiente que excede la fecha de Control con estado actual 'Pagado'
• Se calcula la Deuda No Vencida Pendiente con estado Pagado, deuda que excede la fecha de Control, con estado actual 'Pagado'

Para calcular la Deuda Vencida se seleccionan vencimientos:
[Fecha de Registro <= Fecha de Control] y [Fecha de Vencimiento < Fecha de Control].

Además se realiza un desglose según la diferencia de días entre la Fecha de Control de Excedidos y la Fecha de Vencimiento. Este desglose se realiza en grupos de: 0..30, 31..60, 61..90, 91..120, 121..180, 181..360, 361..720, +720.

Para calcular la Deuda No Vencida se seleccionan vencimientos:
[Fecha de Registro <= Fecha de Control] y [Fecha de Vencimiento > Fecha de Control]

En caso de vencimientos con estado 'Pagado' se consideran Pendientes si la fecha de su Asiento de Cancelación es mayor que la Fecha de Control.

Gráfica Múltiple de lineas de Albarán Ventas (zv.20.05)

En esta versión:
Se amplían los Grupos Estadísticos de 12 a 20.
Se añaden  los totalizadores por Importe en moneda de la empresa (€) independiente de la moneda de la operación.
Se añade el totalizador del campo 'F' de las líneas de Albaranes.

Gestores (Definición y Uso)

Un GESTOR es un tipo de informe de ZGEST en formato de filas-columnas (similar a una hoja de cálculo) definible y parametrizable, el cual añade además la posibilidad de lanzar desde el mismo otros gestores, funciones y/o programas.
Veamos sus posibilidades.

**** Filtros Complejos en Gestores ****

Gestores (Impresion).

Para la Impresión de los Gestores, así como los OLAP usamos una herramienta adicional, a la cual accedemos con el botón 'impresora' existente.

Queremos hacer notar que los sistemas de 'DATA MINING' están orientados sobre todo a la consulta dinámica en pantalla, ya que la información varía constantemente, y nos permite filtrar y sub-totalizar la información con un sólo clic de ratón.

Hoy en día los sistemas impresos están quedando obsoletos, ya que la impresión  muestra un único resultado y en un momento dado, con el problema de que la información cambia constantemente o puede desearse con otra sumarización distinta tras la obtención del primer resultado, lo que no podemos conseguir con una impresión.
Otra consideración a tener en cuenta es que un monitor de 23" apaisado cuyo coste actualmente no llega a los 150.00 € es capaz de mostrar mucha más información que una hoja impresa de A3 y con mejor lectura, ahorrándonos al cabo del año miles de impresiones (y su coste).

Pero dejemos a un lado estas consideraciones y centrémonos en la impresión, como sistema clásico de obtención de datos.
Imaginemos que

Asegurar Facturas

Esta opción le permite realizar la declaración a la agencia aseguradora de las facturas correspondientes a una póliza concreta.
De igual forma puede agruparlas por Países (pólizas de extranjero), así como realizar totalizaciones por importes según diversos criterios.

Control de configuración y permisos en informes Gestores, Analíticos y OLAP

Todos los informes de tipo Analíticos, Gestor y OLAP necesitan para su archivo y/o modificación que el usuario tenga permiso para ello.
Desde la opción de