Traspasar Saldos contables de Inicio de Ejercicio

 Durante los primeros días del ejercicio es normal encontrase realizando ajustes en el anterior, es por esto que para tener los saldos correctos es necesario algo tan simple como:

• Cerrar ejercicio N-1 (ej.2023)
• Abrir ejercicio N  (ej.2024)

En caso de modificación de datos en el ejercicio N-1, se debe borrar el cierre de N-1, la apertura de N, y volver a realizar el proceso de cierre y apertura para tener la información actualizada.

El Cierre se realiza siempre en la Carpeta (o sesión) 9998 del día de cierre (ej. 9998 del 31-12-2023) y la Apertura en la Carpeta (o sesión) 0001 del día de Apertura (ej.  0001 del 1-1-2024).

Limitar Fechas Contabilización, Fechas de Facturación y Fechas de Movimientos de Almacén.

ZGEST opera de forma continuada en múltiples ejercicios contables, por lo que para controlar los periodos en los que desee operar depende de la parametrización por fechas de los distintos apartados.

Pasos a realizar para activar un nuevo ejercicio en ZGEST.

Los pasos siguientes son los básicos y necesarios para la activación y uso de un nuevo ejercicio en ZGEST ERP a saber:

Cambio de Ejercicio en AMOBILE (v.< 2022)

Para el cambio de ejercicio en las PDA o smartphone, en el caso de que haya creado nuevas ‘Series de documentos’ deberá seguir los siguientes pasos:

Definir el periodo de Contabilización

El software de contabilidad permite el uso de múltiples ejercicios en línea, esto significa que Ud. puede trabajar contablemente en varios años (ejercicios) sin tener que encontrarse 'cerrados' contablemente.
Como medida de gestión y control Ud. puede limitar los periodos temporales en los cuales desea permitir la introducción y/o corrección de asientos, así como las fechas de operación con registros de IVA, es decir facturas.

Esta opción la encontrará en [CONTABILIDAD / TABLAS / Empresas]

CIERRE CONTABLE y APERTURA. Proceso a seguir.

PASOS A EFECTUAR PARA LA REALIZACIÓN DEL CIERRE CONTABLE EN ZCONTA Y LA IMPRESIÓN DE BALANCES Y DIARIOS DEFINITIVOS.

1. REALIZAR ASIENTOS DE INMOVILIZADO.
 
2. RECUPERAR SALDOS Y DESCUADRES. 

3. OBTENER INFORME DE DESCUADRES.

4. OBTENCIÓN DE LOS INFORMES ANUALES.

Generar Asiento de Cierre

El Asiento de Cierre generado automáticamente se divide en tres partes, a saber:

1. Asiento de Variación de Existencias. Este consiste en los valores de las existencias iniciales recogidas del asiento de apertura contra las existencias finales, indicadas por pantalla.
2. Asientos de Traspaso de Cuentas. Es el asiento de traspaso de saldos de los grupos 6 y 7 (gastos e ingresos) contra la cuenta 129 (resultados) indicada en pantalla.
3. Asiento de Cierre de Ejercicio. Es la aceración de las cuentas con saldo final.

Los asientos de Cierre se registran en la sesión '9998' del último día del mes de cierre indicado, habitualmente Carpeta 9998 del 31-12-20xx.
Esta sesión-carpeta marcada como tipo 'cierre' podrá ser eliminada si fuera necesario para realizar de nuevo el cierre y obtener otros datos tras modificaciones realizadas.
En caso de que por necesidad de resultados no desee realizar los 3 asientos podrá  marcar cual de los que componen el cierre desea incorporar. Señalar que si la carpeta de cierre (9998) existe no podrá añadirse ningún dato automáticamente, aunque si manualmente', por lo que si desea realizar esto se verá obligado a eliminarla  previamente.
Como excepción no habitual  el asiento de traspaso de Cuentas puede no realizar su traspaso contra la cuenta 129 sino acerar las cuentas de los grupos 6 y 7 ('Traspaso D/H).

Informe Estado Ingresos y Gastos Reconocidos

En el caso de que la empresa haya usado cuentas del grupo 8 o 9, deberá tras un 'calculo de sumas y saldos' con la opción de 'excluir Sesión de Cierre(9998) salvo variación de Existencias y Traspaso de Cuentas' obtener el informe de Ingresos y Gastos Reconocidos bien en su forma abreviada (203) o normal (103).
Para ello nos dirigiremos al apartado del programa ‘[ZCONTA / INFORMES CONFIGURABLES / INFORMES / CALCULO] y procederemos a ejecutar con unos valores similares a los indicados en el ejemplo:

Tras esto como sucedía en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se nos muestra el resultado del cálculo siendo editable, y recuperable posteriormente desde el apartado ‘MANTENIMIENTO’, así como podemos proceder a su impresión desde el apartado ‘IMPRESIÓN’. Una vez obtenido el informe realizaremos el asiento de ajuste de las cuentas grupo 8 y 9.

Balance (cálculo e impresión)

Desde [ZCONTA/CIERRE/BALANCE/CALCULO] lanzaremos el informe 102 o 202 Abreviado para la obtención del BALANCE de la empresa. Indicaremos la existencias finales, el periodo, así como el resultado obtenido en la Cuenta de Perdidas y Ganancias lanzada en el punto anterior y anotada en el apartado ‘Saldo de la cuenta 129’ indicando si este valor son Pérdidas o Beneficios, no marcaremos ‘incluir amortizaciones’ ya que en este caso el asiento ya se encuentra realizado.

Tras esto como sucedía en la Cuenta de Perdidas y Ganancias se nos muestra el resultado del cálculo siendo editable, y recuperable posteriormente desde el apartado ‘MANTENIMIENTO’, así como podemos proceder a su impresión desde el apartado ‘IMPRESIÓN’.
En caso de tener realizado el asiento de cierre, si desea obtener un Balance sin eliminar este, deberá realizar un ‘Recuperar Saldos y Descuadres’ con la opción 'Excluir Sesión de Cierre (9998) marcada.

Cuenta de Resultados (Pérdidas y Ganancias)

Desde [ZCONTA/CIERRE/CUENTA PERDIDAS Y GANANCIAS/CALCULO] lanzaremos el informe correspondiente (101 o 201. Abreviado) para de esta forma obtener la cuenta de resultados y realizar el Asiento del Impuesto de Sociedad antes de cerrar el ejercicio.

Indicaremos las existencias iniciales e iniciales, así como el periodo completo del ejercicio, no marcaremos ‘Incluir Amortizaciones’ si ya hemos realizado los asientos correspondientes.
Tras esto obtendremos un cálculo editable, al cual podemos acceder también por menú desde el apartado [ZCONTA/CIERRE/CUENTA P. Y G./MANTENIMIENTO] pudiéndose usar para modificar manualmente los resultados obtenidos.

Posteriormente podemos dirigirnos a [ZCONTA / CIERRE / CUENTA P. Y G. / IMPRESIÓN] y reclamar dicho informe para tener una impresión del mismo o buscar el valor del resultado del ejercicio y anotárnoslo.
En caso de decidir imprimirlo al usar el apartado del programa correspondiente nos aparecerá la pantalla para seleccionar los periodos a imprimir y el formato, tenga en cuenta que si dos periodos (no tienen que ser específicamente ejercicios) su estructura informativa no es igual, será advertido y no se le mostrará el informe.

 En caso de tener realizado el asiento de cierre, si desea obtener una Cuenta de Pérdidas y Ganancias sin eliminar este, deberá realizar un ‘Recuperar Saldos y Descuadres’ con la opción 'Excluir Sesión de Cierre (9998)'.

Editar Estrucura de Informes Contables

Los informes anuales, son mantenidos por FSGI de acuerdo a las diferentes modificaciones legislativas, de ahí que Ud. pueda descargar estructuras actualizadas desde el espacio de nuestra extranet destinado a tal efecto, pero si lo desea puede modificar o ampliar las existentes para adaptarse a sus necesidades así como realizar nuevas estructuras, para ello usará el apartado [ZCONTA / INFORMES CONFIGURABLES / CONFIGURADOR].

Recomendamos el uso de la Ayuda para comprobar su funcionamiento o contactar con nuestro Departamento de Asistencia, pero es similar a una Hoja de Cálculo permite:

1. Indicar en unas líneas los sumatorio de los saldos de cuentas contables,
2. Si en estas cuentas se debe restar el saldo deudor del acreedor (D) o acreedor de deudor (H).
3. Si serán consideradas en las operaciones cuando tengan saldo negativo
4. Si tienen un trato especial como V. Variación de Existencias, I. Inmovilizado, actuando no con su saldo sino con las fichas pertinentes.
5. Las líneas no definidas como cuentas o texto se les puede indicar una fórmula, la cual será la suma o resta de otras líneas, señalar que si una línea de fórmula incluye a otra línea de fórmula debe considerar que primero se ejecuta la formula 1 y por último la 999, por lo que la 2 puede incluir la 1, pero nunca la 1 incluir la 2. 

También deberá indicar si este informe se obtiene por el apartado de Cuenta de Perdidas y Ganancias, Balance o Informes, ya que dependiendo de esto pueden entrar en consideración los valores de existencias, variación de existencias y fichas de inmovilizado según corresponda.
Importante: Le recomendamos no realizar el asiento de variación de existencias manualmente, así como los de inmovilizado de forma mensual, ya que estos Informes tiene la capacidad de sin estar realizados dichos asientos simularlos, por lo que le resultará más cómodo para la realización de los estudios de resultado pertinentes.

Duplicar Estructura Informes Anuales

Los informes anuales, atienden a una configuración estructural la cual Ud. puede modificar o ampliar si lo desea, así como generar nuevos informes de acuerdo a sus necesidades.
Para facilitarle su labor en la empresa 999 (empresa matriz) existen estructuras de ejemplo de los informes anuales como la Cuenta Perdidas y Ganancias, el Balance y el Estado de Ingresos y Gastos Reconocidos, tanto en su forma Normal como Abreviada, de acuerdo a su publicación en el BOE. Debido a que habitualmente se incorporan variaciones le recomendamos acceda a la extranet de www.fsgi.es, con el usuario 'ZGEST', donde encontrará las estructuras de acuerdo a las últimas ampliaciones realizadas, de esta forma Ud. podrá descargarlas e instalarlas en su programa cuando lo desee.

Por lo tanto si no tiene definidas las estructuras en su empresa (sobre todo tras el cambio de PGC 2008) o si ha incorporado variaciones en la empresa 999 y quiere trasladarlas a a su empresa le recomendamos proceda a su duplicación desde el apartado [ZCONTA / UTILIDADES Y HERRAMIENTAS / DUPLICAR / INFORMES].
En este proceso podrá indicar de la empresa que quiere copiar (la empresa 999 de datos estándar), a la empresa donde quiere que vayan (su empresa), así como el código de informe de la empresa origen que quiere duplicar y el código que tenga este en la empresa destino de la copia.
Le recomendamos que mantenga los originales los cuales son:
101. CUENTA PERDIDAS Y GANANCIAS
102. BALANCE 103. ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS RECONOCIDOS
201. CUENTA PERDIDAS Y GANANCIAS ABREVIADA
202. BALANCE ABREVIADO
203. ESTADO ABREVIADO DE INGRESOS Y GASTOS RECONOCIDOS

Por lo tanto si por ejemplo desea duplicar el informe 201, de la empresa matriz a su empresa manteniendo el mismo código de informe debería primero acceder a la empresa 999 y luego indicar:

Activar Ejercicio Contable

Este punto [CONTABILIDAD / CIERRE / ACTIVAR INFORMES ANUALES DE EJERCICIO] le permite marcar dicho ejercicio como ‘activo’ para la obtención de resultados anuales, para ello en la siguiente pantalla:

Deberá indicar el ejercicio a activar y tras esto procesar.

Recuperar Saldos y Descuadres

Aunque el sistema registre de forma automática cualquier modificación realizada en el diario en el saldo de su cuenta correspondiente, siempre recomendamos que antes de un proceso como el cierre contable, o la obtención de resultados, realizar esta utilidad por si hubiera habido algún problema técnico a lo largo del ejercicio, ya que este proceso revisa estructuralmente todo el sistema controlando que no existan cuentas en blanco, registros erróneos, etc.
Este proceso lo encontraremos en [ZCONTA/ UTILIDADES Y HERRAMIENTAS / RECUPERAR / SALDOS Y DESCUADRES].

Indicaremos la empresa la cual deseamos recalcular, así como el ejercicio. El hecho por el que aparece 2 veces la fecha del ejercicio, es para indicar aquellas empresas con ejercicio no natural del ejercicio al ejercicio computable.
Tras esto podrá seleccionar 3 opciones las cuales son relevantes para la obtención de informes anuales y balances, a saber:
Incluir Sesión de Cierre (9998). Esta opción la usaremos si queremos que tras el asiento de cierre la obtención del balances de sumas y saldo nos de '0' como saldo de todas la cuentas.
Excluir Sesión de Cierre (9998). Esta opción es recomendable para el cálculo de informes de resultados posteriores al cierre, ya que el saldo de las cuentas no considera el apunte de cierre efectuado.
Excluir Sesión de Cierre (9998) salvo Variación de Existencias y Traspaso de cuentas.Opción recomendada para la obtención de informes que necesiten el saldo de las cuentas de existencias finales, el saldo de la cuenta de resultados, y los saldos finales de las cuentas del grupo 1 a 5, en pocas palabras lo que se conoce por un 'balance de inventario'.

Si el proceso ha finalizado con algún error se le indicará, en caso de que no pueda solucionarlo por si mismo contacte con nuestro departamento de asistencia.